จัดข้อมูลอะไหล่อย่างไรให้พร้อมทำแค็ตตาล็อกและระบบค้นหา

ไฟล์สินค้าจากหลายฝ่ายอาจเรียกอะไหล่ชิ้นเดียวกันคนละชื่อ เก็บเลขศูนย์หน้ารหัสไม่เหมือนกัน หรือรวมรุ่นรถหลายรุ่นไว้ในช่องเดียว เมื่อจะนำไปทำแค็ตตาล็อก ปัญหาจึงเริ่มตั้งแต่การค้นให้พบและการตรวจว่าข้อมูลแต่ละแถวหมายถึงอะไร

ก่อนเลือกระบบ ควรกำหนดให้ชัดว่าข้อมูลใดใช้ระบุสินค้า ข้อมูลใดบอกว่ารองรับรถรุ่นใด และข้อมูลใดเป็นรหัสอ้างอิง การแยกสามส่วนนี้ช่วยให้ทีมตรวจและแก้ข้อมูลได้เป็นเรื่องเดียวกัน

เริ่มจากข้อมูล 3 กลุ่ม

ข้อมูลสินค้า ระบุว่าสินค้าคืออะไร เช่น แบรนด์ รหัสสินค้า ชื่อชิ้นส่วน หน่วยนับ และรายละเอียดที่ใช้แยกสินค้ารายการนั้น

ข้อมูลการใช้งานกับรถ ระบุรถหรือเงื่อนไขที่รายการสินค้ารองรับ เช่น ยี่ห้อ รุ่น ช่วงปี หรือเครื่องยนต์ตามหลักฐานที่มี ไม่ควรเติมรุ่นรถจากการคาดเดาเพียงเพราะชื่อสินค้าคล้ายกัน

รหัสอ้างอิงและแหล่งที่มา เก็บรหัสที่ต้องใช้เทียบ ความสัมพันธ์ระหว่างรหัส เอกสารต้นทาง และวันที่ตรวจสอบ เพื่อให้ย้อนดูเหตุผลของการเชื่อมข้อมูลได้

ตัวอย่างในอุตสาหกรรมคือ Auto Care Association ซึ่งแยกมาตรฐาน ACES สำหรับข้อมูลการใช้งานกับรถ และ PIES สำหรับข้อมูลสินค้า แนวคิดเรื่องการแยกข้อมูลสองประเภทนี้ใช้เป็นจุดตั้งต้นในการออกแบบได้ แต่รูปแบบที่ใช้จริงต้องพิจารณาตลาด คู่ค้า และสิทธิ์การใช้ข้อมูลของธุรกิจด้วย

ตัวอย่างช่องข้อมูลที่ควรกำหนดร่วมกัน

ตารางนี้เป็นตัวอย่างช่องข้อมูลสำหรับวางโครงสร้าง ไม่ใช่ข้อกำหนดของมาตรฐานใดมาตรฐานหนึ่ง จำนวนช่องและความสัมพันธ์ต้องออกแบบให้ตรงกับงานที่ต้องการใช้จริง

จัดรหัสให้ค้นง่าย โดยไม่ทำข้อมูลต้นฉบับหาย

ควรเก็บรหัสต้นฉบับไว้ และหากต้องสร้างรหัสสำหรับค้นหาให้แยกเป็นอีกช่องหนึ่ง เช่น ใช้จัดการช่องว่างหรือรูปแบบตัวอักษรตามกติกาที่ตกลงกัน ไม่ควรลบขีด เครื่องหมาย หรือเลขศูนย์ออกจากทุกแบรนด์ด้วยกฎเดียวโดยยังไม่ได้ตรวจผล

ตัวอย่างเช่น DEMO-001 กับ DEMO001 อาจถูกนำมาทดลองกติกาค้นหาได้ แต่การทำให้ค้นพบทั้งสองรูปแบบไม่ได้ยืนยันว่าเป็นสินค้ารายการเดียวกัน ตัวอย่างรหัสนี้เป็นข้อมูลสมมติสำหรับอธิบายวิธีจัดเก็บเท่านั้น

ตรวจเป็นชุดตัวอย่างก่อนย้ายข้อมูลทั้งหมด

เลือกข้อมูลที่ครอบคลุมสินค้าหลายลักษณะ ทั้งรายการทั่วไป รายการที่มีหลายรุ่นรถ และรายการที่มีรหัสเปลี่ยนทดแทน จากนั้นตรวจร่วมกับทีมขาย ผู้ดูแลสินค้า และผู้พัฒนาระบบว่า:

• ค้นด้วยคำที่ทีมใช้จริงแล้วพบรายการที่ควรพบหรือไม่
• แยกสินค้าคนละแบรนด์หรือคนละเงื่อนไขได้หรือไม่
• เมื่อพบข้อมูลขัดแย้ง มีแหล่งอ้างอิงและผู้รับผิดชอบให้ตรวจต่อหรือไม่
• เมื่อนำเข้าใหม่ ระบบจะเพิ่ม ปรับปรุง หรือยกเลิกรายการตามกติกาใด

เมื่อกติกาเหล่านี้ชัด จึงค่อยขยายไปทั้งชุดข้อมูลและกำหนดรอบปรับปรุง หากกำลังเลือกวิธีนำข้อมูลเข้าระบบ อ่านต่อ API กับไฟล์ข้อมูล ควรเลือกแบบไหน

Auto Intelligence ให้บริการตรวจ จัดหมวดหมู่ และเชื่อมโยงข้อมูลสินค้า รหัสอะไหล่ และรุ่นรถ โดยประเมินขอบเขตจากข้อมูลตัวอย่างและการใช้งานของลูกค้า ดู บริการจัดทำฐานข้อมูลและเทียบรหัสอะไหล่